Messagerie électronique : bénédiction ou malédiction ?

Le courrier électronique semble être devenu incontournable dans notre environnement professionnel quotidien. De nouveaux projets, des listes actualisées, un document volumineux, un rendez-vous à déjeuner, sont autant de raisons d’envoyer rapidement un courriel à de multiples destinataires, et ce aux quatre coins de la planète, quand on appartient à une entreprise multi-nationale.

Il va sans dire que ce moyen de communication a révolutionné les habitudes de collaboration dans les entreprises. Néanmoins, qui n'a pas déjà déploré la prolifération de ces messages ?

Il n’est pas rare que la première demi-heure, voire la première heure de la journée de travail soit exclusivement consacrée à la lecture et au traitement de ses courriels. Le problème est que ce temps de traitement s'ajoute aux tâches que l'on doit faire. Or, après seulement quelques jours d’'absence, ce n'est plus une une heure qu'il faut consacrer mais toute la matinée, si  ce n'est la journée (cas du retour de vacances), à cause des courriels que se sont accumulés dans la boîte de réception. Le stress n'est pas loin car le collaborateur ne peut pas éviter cette activité sous peine d'avoir sa messagerie bloquée pour cause de dépassement de la capacité de stockage qui lui a été allouée et se trouver ainsi coupé du reste de l'entreprise. Un autre facteur aggravant pour le stress est que les courriels ont des pièces jointes qui deviennent de plus en plus volumineuses : le travail de nettoyage de la messagerie devient de plus en plus fréquent. De ce point de vue, il faut aussi reconnaître que les collaborateurs amplifient eux-même ce problème en s'échangeant des courriels à caractère humoristique.

Il est à noter que ce phénomène ne touche pas uniquement les collaborateurs en entreprise. Les personnalités qui tiennent un blog (ou simplement des auteurs ayant acquis une grande notoriété grâce à ce nouveau mode de communication) sont aussi confrontées à ce problème. Bien souvent ils capitulent en ne répondant plus aux courriels qui leur sont envoyés.

Face à ce nouveau phénomène, une solution qui pourrait être promu au niveau de l'entreprise serait de faire preuve de discernement avant d'appuyer sur la touche "Envoyer" : Ce message est-il réellement nécessaire ? L’ensemble de mes collègues doivent-ils forcément figurer en copie dans le champ « Cc », simplement pour que tous sachent que je me suis acquitté de ma tâche ? Dois-je envoyer une réponse à tous les destinataires en copie, sachant que ce choix, si chacun procède de la sorte, enverra une nouvelle rafale de courriels tous azimuts ? Est-il même utile de répondre si je figure simplement en copie du message ? N’oublions pas que le destinataire en copie doit simplement être informé, sans qu’une réaction de sa part soit absolument nécessaire.

Le cabinet-conseil américain Basex estime chaque année à plusieurs milliards d’euros le manque à gagner et la perte de temps imputables à cette nouvelle manie dans l’économie américaine. L'enjeu n'est donc pas négligeable pour les entreprises.

Dans la mienne, il nous est proposé quelques pistes afin d'éviter un usage déraisonné  de ce très bel outil de communication qui est devenu indispensable au bon fonctionnement d'une entreprise : Pourquoi ne pas téléphoner ou se retrouver dans le cadre d’un déjeuner dans le même bâtiment ou sur un autre site ? Le moyen de communication le plus efficace reste bien souvent le face-à-face, car les interlocuteurs peuvent s’écouter et se comprendre instantanément. Des malentendus peuvent ainsi être résolus et un raz-de-marée de courriels, évité.

Comme le disait Philippe Meyer, du temps où il tenait une chronique quotidienne entre 7 h 30 et 8 h sur France Inter (en compagnie de Patricia Martin), "On vit une époque formidable" car on peut se demander : "Comment faisions-nous avant !!!"